Interview Hoofd Technisch Cluster & Informatiemanager Rudy van der Lek en radioloog Wouter Veldhuis

Hoofd Technisch Cluster & Informatiemanager Rudy van der Lek en radioloog Wouter Veldhuis omarmen het landelijk uitwisselen van beelden en verslagen met Twiin binnen UMC Utrecht. Dagelijks ervaren ze de winst die het oplevert om beelden snel en digitaal weg te sturen en in het PACS te ontvangen. Een vraaggesprek over groeipijnen, kansen en het inrichten van werkprocessen.

Het terugbrengen naar twee systemen brengt rust

Op de vraag welke voordelen DVDexit oplevert hoeft Rudy niet lang na te denken. “Dagelijks ervaren we winst van DVDexit. De beelden en verslagen via Twiin komen, zonder handmatige acties, veel sneller binnen in het PACS. Handmatig importeren is niet meer nodig. Hierdoor kan een dienstdoende arts een spoedonderzoek direct inzien. Daarnaast hadden wij in het verleden met zoveel verschillende uitwissel-systemen te maken. Ieder systeem werkte net weer even anders. Het terugbrengen naar twee systemen, Philips ForView XDS en Twiin, maakt het overzichtelijker. Dit brengt rust met zich mee.

Hoe hebben jullie DVDexit binnen UMC Utrecht ingericht?

Rudy: “We hebben een centrale plek waar de import, export en het koppelwerk wordt verricht. We werken zoveel mogelijk geïntegreerd in het PACS. Als een ziekenhuis ons beelden toestuurt, dan komen ze automatisch in de Twiin werklijst (MissingRIS) in het PACS. De applicatiebeheerder controleert regelmatig deze werklijst op nieuw binnengekomen onderzoeken, zodat deze direct (mits de patiënt is ingeschreven) aan een ZIS-onderzoek wordt gekoppeld. Versturen van beelden en verslagen is helemaal simpel. Het Twiin portaal wordt via het PACS geopend. De juiste patiënt staat dan al op de context. Hierna hoef je alleen de onderzoeken en het juiste ziekenhuis uit het Twiin adresboek te selecteren. Het wordt steeds makkelijker doordat we nu allemaal op Twiin overstappen en in het PACS werken. Onze dienstdoende artsen hebben een PACS-account om in de werklijst te kijken. Nadat de applicatiebeheer de beelden heeft gekoppeld kunnen ook alle andere artsen de beelden rechtstreeks bekijken, via de PACS viewer in het ZIS. Het draagvlak is groot, omdat Twiin de technische laag al heeft neergelegd.”

Welke kinderziektes zijn jullie tegengekomen bij de implementatie van DVDexit?

Wouter: “Laten we het groeipijntjes noemen. We zien met name uitdagingen bij het uitwisselen van beelden én verslagen. Ze worden niet samen verstuurd bijvoorbeeld. Of de ene keer is het een DICOM-pdf, de andere keer een SR-document. Soms krijgen we helemaal niks. Daar moet je afspraken over maken en dat moet je finetunen. Dat is terug te herleiden naar de opstartfase.”

Details en metadata zijn belangrijk. Hoe merken jullie dat?

Wouter: “Weten wat het bronziekenhuis is van de beelden, is een belangrijk detail. Net als iets ogenschijnlijk simpels als DICOM Modality en StudyDescription. Maar soms merk ik dat beelden niet volledig of onlogisch getagd zijn. Dan staat er ‘scan’, ‘extern’ of ‘document’. Dan moet ik elk document openen om te zien of het om een CT of MRI gaat. Bij ex- en importeren moeten DICOM-tags daarom zoveel mogelijk ongewijzigd blijven. Een SOPInstanceUID wijzigt natuurlijk, maar je wil in ieder geval dat de study- en series-UIDs tussen bron- en doel-ziekenhuis identiek blijven. Dan kan je altijd de oorspronkelijke brondata terugvinden. Voor andere tags wil je eigenlijk een Twiin-standaardisatie hebben. Vooral de humaan ingetikte onderdelen zoals onderzoek- en sequentie-namen. Zo voorkom je dat ‘CT pancreas’ op 100 verschillende manieren wordt aangeduid. Het zijn de kleine technische dingen die het landelijke uitwisselingsproces nog succesvoller zouden maken.”

Hebben jullie hierover al afspraken met omliggende ziekenhuizen?

Rudy: “Over de benamingen van onderzoeken zijn (nog) geen afspraken. Over de modaliteitbenoeming wel. Dat is geregeld binnen DICOM-standaard en een kwestie van goed doorsturen. Doordat we nu via Twiin gekoppeld zijn overleggen we wel steeds meer met andere huizen. Maar voordat je ‘nation wide’ verandering hebt gerealiseerd, zijn we wel even verder.”

Is het project nu afgerond?

Rudy: “We zijn er nog niet, laten we daar helder in zijn. Wat Twiin ook goed benadrukt is dat het niet ophoudt bij het uitwisselen van beelden, van data. Dat is in feite het ‘makkelijkste’ stapje. Op het moment dat die data ergens binnenkomen, moet er een workflow aan vast te koppelen zijn. Zo komt de data niet in een grote vergaarbak, maar is het meteen op de juiste manier op de juiste plek beschikbaar. Ook aan de andere kant zit een workflow om de data naar het draadje te sturen. Die workflows kunnen nog scherper.”

Hoe verloopt de regionale samenwerking?

Rudy: “In het adresboek kun je zien wie meedoet aan DVDexit, dus naar die ziekenhuizen versturen wij sowieso digitaal. Natuurlijk krijg je daar weleens een gefrustreerde reactie op. Dat ze er nog niet klaar voor zijn, bijvoorbeeld. In plaats van verbieden of mensen te verplichten, kun je veel beter faciliteren, zoals Twiin doet. Wij proberen afspraken te maken en het gesprek aan te gaan met omliggende ziekenhuizen als er iets mis loopt: ‘het radiologieverslag ontbreekt, er zijn teveel onderzoeken verzonden/ontvangen, tag InstitutionName is niet correct ingevuld’. Dit wordt vervolgens opgepakt en gecorrigeerd. De handreiking ‘Welke onderzoeken te verzenden bij een verwijzing’ van de NVVR helpt daarbij.” Wouter: “We trekken hiermee in de regio steeds meer gezamenlijk op.”

 

 

Uitwisseling per maand Q1

Wanneer is de DVD echt exit in Nederland?

Wouter: “We - zo eigenaar voel ik me al van Twiin – moeten het vieren en van de daken schreeuwen zodra 100% is aangesloten. En dan hoeft er geen dvd meer te worden gebrand. Dat je nu begint met iets makkelijks, opent ook de ogen voor XDS. Zeker voor de kleinere instellingen voor wie XDS misschien niet meteen haalbaar is. Ik hoop dan ook dat we deze methode niet weggooien zodra we XDS-koppeling hebben bereikt.”

In het eerste kwartaal van 2021 stijgt het aantal uitwisselingen exponentieel.

Waarom zou UMC Utrecht DVDexit behouden wanneer XDS de preferred route is geworden?

Rudy: “XDS is al onze preferred route, maar nog niet landelijk dekkend. Het heeft er bij ons bijvoorbeeld ook een paar keer uitgelegen. Bij een flinke upgrade, bijvoorbeeld. Gebruik je Twiin, dan hoef je op zo'n moment niet meer terug te vallen op dvd’s. We zijn inmiddels verslaafd aan het snel binnenhalen en versturen van beelden. Daarom moet je wat mij betreft ‘embedden’ dat je zowel push als pull methode naast elkaar laat bestaan. Het kunnen ondersteunen van zowel acute 24/7 als chronische zorg is dan een goed argument.” Wouter: “Daar is nog een ander punt aan gerelateerd. Ondanks een XDS-relatie kiezen mensen soms voor DVDexit, omdat ze gewoon terugvallen op de bekende weg.”

Welke verbeteringen wensen jullie nog in DVDexit?

Rudy: “Wij zijn direct ingestapt op niveau 4. Maar ik zou er zelfs nog een niveau bovenop willen leggen. Nu moet onze applicatiebeheerder nog een ZIS-onderzoek aanmaken en de beelden correct koppelen. Pas daarna zijn ze beschikbaar voor de rest van het ziekenhuis. Ik zou zeggen: zorg ervoor dat er vanuit Twiin ZIS-onderzoek wordt aangemaakt en dat de beelden automatisch worden gekoppeld. Dat zou nog mooier zijn. Maar volgens mij liggen de eerste bouwstenen er al voor dat soort workflow-koppelingen.”