‘Niet zonder BSN de deur uit’

Een actieve gebruikersgroep werkt samen om zowel de voorziening als het gebruik verder te optimaliseren. Bijvoorbeeld met de campagne ‘Niet zonder BSN de deur uit’. Met het op de juiste wijze mee versturen van de BSN is nog veel te winnen, ziet Bart Titulaer, Klinisch fysicus bij het Spaarne Gasthuis en Twiin-adept van het eerste uur. Als lid van de DVDexit gebruikersgroep denkt hij graag mee over verbeteringen; zowel voor de voorziening al voor de processen aan de kant van de zorgverlener.

Noodzaak BSN

Onder het motto ‘niet zonder BSN de deur uit’ werd en wordt aandacht besteed aan de noodzaak hiervan. Het is wettelijk verplicht (dat was het al bij de beruchte dvd) en dient als unieke identificatie die patiënt aan beeld koppelt. Wordt het BSN niet eenduidig en geautomatiseerd meegestuurd, dan kunnen er fouten ontstaan zoals patiëntverwisselingen of de benodigde onderzoeken kunnen niet tijdig beschikbaar zijn met alle gevolgen van dien.

Ook kunnen ziekenhuizen het proces van versturen en ontvangen van het BSN alleen automatiseren als het BSN op de juiste manier wordt aangeleverd. Om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, is het belangrijk dat het hele proces rondom BSN correct verloopt: van registratie in het EPD via de koppeling met het PACS tot het versturen via Twiin. “DVDexit kan dit niet alleen oplossen”, stelt Gabel: “Het vraagt een inspanning van elke gebruiker.”

Een zo’n actieve gebruiker is Bart Titulaer, sinds 2001 klinisch fysicus bij het Spaarne Gasthuis en Kennemer Gasthuis (in 2015 samengegaan tot Spaarne Gasthuis). Nog tijdens zijn opleiding schafte hij zijn eerste PACS aan en raakte zo betrokken bij digitale beeldcommunicatie. Eerst intern (RADIOLOGIE, nucleaire geneeskunde), later ziekenhuisbreed en tussen zorginstellingen.

Op het grensvlak

Twiin lag op het grensvlak van veel projecten waar Titulair zich mee bezighield binnen het ziekenhuis. “Ik raakte erbij betrokken toen we oncologiebeelden wilden gaan uitwisselen met het AVL en daarvoor op eigen houtje functionaliteiten via Alphatron aanschafte (dat het technische deel van het uitwisselportaal voor DVDexit levert, red.). Het AVL werkte toe naar een XDS-infrastructuur: dat zou nooit op elkaar aansluiten. Een groot feest dus.”

Toen het programma Twiin begin 2020 het project DVDexit opstartte en koos voor Alphatron, was het Spaarne opeens een van de eerste ziekenhuizen die op de gekozen infrastructuur kon aansluiten. Titulaer: “Ik had een voorloper in huis van de standaard gateway voor Twiin. We raakten dus vroeg bij DVDexit en Twiin betrokken.”

Dat bleek een uitdaging, want alles moest voor de eerste keer uitgevonden worden. Het zorgde er voor dat Titulaer in aanraking kwam met de problematiek rondom het BSN. “Alle beelden moesten handmatig geïmporteerd worden, de match met het patiëntnummer in ons EPD Epic was door het ontbreken van het BSN veel speurwerk om zeker te weten dat die beelden behoorden bij alle overige medische data van een persoon. Het BSN ontbrak in meer dan 70 procent van de studies.”

Tijdelijke stop

Titulaer hakte de knoop door en stopte in het voorjaar van 2020 tijdelijk het DVDexit-traject. “We kregen heel veel studies en specialistische dicom-objecten - waaronder veel voor ons niet relevant -  over de spreekwoordelijke schutting gegooid én er zat geen BSN bij. Dat waren twee zaken die we eerst wilden oplossen.”

Na de eerste verbazing bij Gabel – “we waren net lekker bezig!”- besloot hij om goed te luisteren en samen waar mogelijk de problemen rondom het BSN op te pakken. Dat bleek ingewikkelder dan gewenst, mede omdat het Spaarne Gasthuis niet alleen geen BSN ontving bij beelden, maar ze zelf ook in 70 procent van de gevallen niet meestuurde. En Spaarne Gasthuis was geen uitzondering.

Titulaer: “In ‘tussenjaar’ 2020 hebben we er voor gezorgd dat we de technologie voor het importeren en versturen van beelden op orde kregen, maar ook de interne BSN processen verbeterd. Als wij zorgen dat we altijd een BSN meesturen, dan creëren we in ieder geval geen probleem bij anderen. Als iedereen dat doet is het probleem opgelost. Op poli’s is in het welkomstscherm zichtbaar voor de doktersassistent of het BSN gevalideerd is. Dat bepaalt of een BSN-nummer in het PACS zit en alles automatisch goed gaat. Door een fout in de configuratie bleek die signalering niet correct te zijn; Patiënten werden naar huis gestuurd zonder dat het BSN gevalideerd was en niemand wist dat dit een probleem was. En het was ook geen probleem totdat wij beelden gingen versturen.”

Inmiddels zijn deze processen in het Spaarne gasthuis grotendeels op orde. Wanneer bijvoorbeeld een vinkje bij bijvoorbeeld radiologie of polikliniek nog rood blijkt te zijn, moet een patiënt naar de inschrijfbalie met een paspoort of ander identiteitsbewijs en wordt het BSN alsnog ingevoerd. Titulaer: “In 95 procent van de gevallen als er nu beelden naar een instelling zoals het AVL verstuurd moeten worden, is de koppeling tussen beeld en BSN op orde. Bij de andere 5 procent sturen we een beveiligde mail mee met de bij ons bekende gegevens, met meestal ook een niet gevalideerd BSN zoals het in EPIC staat.”

Landelijke vooruitgang

Hoe zit dat landelijk? Titulaer stelt dat hier ook vooruitgang in zit. In het voorjaar van 2021, toen het Spaarne weer deel ging nemen aan DVDexit, was er op BSN-gebied weinig verbeterd ten opzichte van een jaar eerder. “We konden beter zien waar geen BSN aan hing. Dat was zeker 50-70 procent. Nu zitten we meer op de 70 procent wel. Het staat nog niet altijd op een makkelijk te vinden plek, maar ook daar zit een stijgende lijn in.”

Daar heeft de campagne ‘niet zonder BSN de deur uit’ volgens Titulaer zeker aan bijgedragen, evenals het elkaar als Twiin-gebruikers hier onderling op aanspreken. Zo stuurt het Spaarne zelf altijd een mail dat verstuurde beelden niet zonder BSN in behandeling genomen kunnen worden. “En ook wij maken hier nog fouten bij het versturen. Zodra er een nieuwe medewerker komt, kan het weer mis gaan, ook al is er een handleiding en is het invoeringsproces niet heel ingewikkeld. Dit moet nog echt in de processen ingesleten raken, zodat het niet meer van enkele personen afhankelijk is. Maar er is nu wel echt aandacht voor.”

Blijvende aandacht

Aandacht voor de structurele aanpak van zaken zoals geautomatiseerde BSN-processen blijft ook onderdeel van het beheerproces van VZVZ, stelt Onno Gabel. “We blijven de voorziening doorontwikkelen en gebruikersbijeenkomsten organiseren. Maar verder is het heel belangrijk dat ziekenhuizen hier elkaar ook op blijven aanspreken. Wij moeten afgaan op de geluiden van gebruikers zoals Bart en al is er een stijgende lijn, we zijn er nog lang niet. 95 procent is echt het minimum en het streven is een ondergrens van 98 procent.”

BSN Zomer challenge

Met DVDexit zijn ook een aantal afspraken en processen onder de loep genomen, zoals ‘Welke beelden verstuur je’ en ‘Niet zonder BSN de deur uit’. Afgelopen zomer ging in dit kader de BSN Zomerchallenge van start, om gestandaardiseerd en structureel meesturen van het BSN met beelden via DVDExit te stimuleren.

Doe mee en stuur niets zonder BSN